Guia Prático para a Administração do TEMPO (Parte I)

Para facilitar a administração do tempo, dividimos o processo em partes para organizar todas as atividades, são elas: Classificação das tarefas; Planejamento; Organização; Delegação; Saber dizer não.

Vamos conhecê-las:

Na Classificação das tarefas, é importante determinar a qual tríade pertence cada tarefa, isso facilitará quando for fazer o planejamento, veremos:

ATIVIDADES IMPORTANTES: são atividades que tem importância em sua vida, aquelas que trazem resultados em curto, médio ou longo prazo. A estrada certa. Ex. objetivos, metas.

ATIVIDADES URGENTES: atividades em que o tempo está curto ou acabando, geralmente chegam em cima da hora e causam estresse.

ATIVIDADES CIRCUNSTANCIAIS: gasto de tempo com tarefas inúteis, não leva a lugar algum, não traz resultados apenas frustrações. Ex. face book, internet sem foco determinado, etc.

Partindo desta classificação, comece a fazer o planejamento.

• Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações; faça uma lista diária, em uma folha de papel ou agenda e priorize as atividades; faça isso com todas as atividades a serem cumpridas em seu dia. Começando pelas mais importantes facilitará o andamento dos trabalhos.
• Estabeleça seus objetivos: Objetivos são sempre estabelecidos a partir de anseios e expectativas humanas quanto a uma situação futura que satisfaça esses anseios.

Quais metas você quer alcançar? Estabeleça-as de forma clara, objetiva, concreta; dê prioridade a cada uma delas; ESCREVA-AS, assim concretiza os objetivos e dá mais força para alcança-los.

Organização: A desordem faz com que se perca tempo ao procurar algum documento, alguma informação… Deixe tudo à mão: pastas, fichários, tudo o que precisa com frequência; um rascunho, para anotações; enfim, procure se organizar de acordo com sua rotina diária e deixar organizado seu local de trabalho.

Delegar tarefas é algo que toda pessoa em posição de direção, chefia, supervisão ou coordenação precisa aprender fazer. Delegar é confiar no trabalho de sua equipe.

Delegar exige um investimento de tempo para explicar ao subordinado as tarefas que ele deve realizar.

Ao delegar deve se concentrar nos resultados e não no processo. Informar com clareza o que se espera e em qual prazo deverá ser entregue.

            Saber dizer não. Porque temos dificuldade em dizer “não”?

• Queremos ajudar; (mesmo que prejudique nosso tempo pessoal?).
• Medo de ser mal-educado; (a palavra “não” tem uma conotação negativa).
• Queremos ser cooperativos; (não queremos nos afastar do grupo).
• Medo do conflito: (o “não” pode incitar uma discussão ou ter consequências negativas)
• Medo de perder uma oportunidade;
• Danificar relacionamentos. (muitas pessoas encaram o “não” como uma rejeição)

Em vez de evitar as situações em que quer ou precisa dizer que “não”, enfrente-as e aprenda a melhor forma de proferir essa simples palavra de três letras. Regra geral, as pessoas vão compreender e aceitar. Ex. Não recusar nenhum serviço, por menor que seja, quando você já está atolado de trabalho, não lhe trará nenhum reconhecimento. Trabalhar muito é uma coisa, mas ser soterrado pelo trabalho é outra bem diferente. Se alguém lhe pedir para que faça um serviço, e você está nessa situação, diga claramente que não tem condições de assumir mais um trabalho sob o risco de comprometer seriamente o prazo e a qualidade do que você já está fazendo.

Na próxima edição do Guia Com Você, continuaremos com este assunto tão relevante na atualidade.

Francione Francisco, assistente administrativa, responsável pela área de recrutamento e seleção da Organização Contábil Francisca de Paula S/S Ltda, e-mail: recrutamento@fcapaula.com.br.