Guia Prático para a administração do Tempo (parte II)

Guia prático para a Administração do TEMPO (Parte II)

E então…  colocaram em prática as orientações do artigo do mês de JUNHO para administrar seu tempo?
Continuaremos o artigo, com algumas dicas de como delegar tarefas e como Administrar seu tempo pessoal .
10 dicas para delegar tarefas

1. Conheça as pessoas que trabalham com você. Delegar à pessoa certa é o primeiro passo para que a tarefa seja cumprida de acordo com o esperado.
2. Não delegue apenas o trabalho desagradável. Você deixará de motivar seus funcionários ao delegar somente as atividades burocráticas e conservar para si os grandes desafios.
3. Seja claro e objetivo ao delegar uma tarefa. Explique o que deve ser feito e por que. Este é um bom momento para sugerir a maneira que você gostaria que a tarefa fosse realizada, porém não espere que ajam como robôs, isto é, façam tudo exatamente como você faria.
4. Defina um prazo viável para a realização da tarefa, caso contrário, o trabalho será feito às pressas, apenas para cumprir prazos.
5. A responsabilidade é sua. Você delega uma tarefa e não a sua responsabilidade.
6. Ofereça suporte para realização da tarefa. Confirme se a pessoa que irá executar a tarefa tem acesso aos recursos necessários para executá-la, sejam recursos técnicos, humanos, financeiros, ou outros.
7. Assegure-se de que foi compreendido. Peça que o profissional relate com suas próprias palavras, a tarefa a ser realizada. Confirme que estão em “sintonia” para evitar problemas futuros.
8. Quando um funcionário retornar dizendo “não consigo fazer isso”, evite o impulso de realizar a tarefa por ele. Ao agir assim você falhou ao delegar e perdeu a oportunidade de ajudar esse profissional a desenvolver novas habilidades.
9. Faça o acompanhamento. Crie mecanismos para verificar o progresso e os resultados.
10. Não sufoque sua equipe. Deixe sua equipe livre para agir e se utilizar de todo o seu potencial.

E como Administrar seu tempo pessoal?

O primeiro passo é o conhecimento do que se faz fora do local de trabalho. Faça registro dessas atividades durante uma semana ou por um dia. Terminado o registro, verifique o tempo gasto em cada uma delas. Então, pergunte-se:

• A atividade em que se gasta mais tempo é a mais importante?
• A atividade considerada como a mais importante é aquela que se executa em primeiro lugar, quanto à classificação?
• A sequência das atividades que se desenvolve é sempre da mais importante para a menos importante?

Com base nestas perguntas, o que você prioriza???

A tendência é de desenvolver atividades durante o tempo pessoal sem pensar em um critério de prioridades, mas utilizamos um critério inconsciente, como:

• Fazer primeiro: aquilo que os outros querem que se faça; as atividades mais curtas; aquilo que é simplesmente urgente.

É necessário mencionar que a tendência é realizar o urgente antes do importante, pelos seguintes motivos:

• Normalmente constitui a atividade mais curta;
• Dá conforto psicológico (não ter que dizer não), evitando conflitos;
• É resultante de uma pressão externa, que prevalece em comparação com uma pressão interna.

Selecionando e distribuindo as tarefas conforme sua prioridade e colocando em prática as dicas apontadas, ganhará tempo e então, conseguirá fazer TUDO o que, ainda, não consegue. Boa sorte!!!

Francione Francisco, assistente administrativa, responsável pela área de recrutamento e seleção da Organização Contábil Francisca de Paula S/S Ltda, e-mail: recrutamento@fcapaula.com.br.

Elaborado em 20/06/2014